Zaplecze finansowe firmy – o co warto zadbać, gdy biznes zaczyna się rozwijać?

Wraz z rozwojem firmy rośnie nie tylko liczba klientów i realizowanych zamówień. Zwiększa się również liczba dokumentów, transakcji, obowiązków podatkowych oraz procesów, które trzeba kontrolować każdego dnia. To, co na początku działalności można było obsługiwać samodzielnie, po pewnym czasie zaczyna zajmować coraz więcej czasu i zwiększać ryzyko pomyłek.

Dlatego jednym z ważniejszych etapów rozwoju przedsiębiorstwa jest uporządkowanie jego zaplecza finansowego. Obejmuje ono zarówno sposób prowadzenia księgowości, jak i organizację sprzedaży, przyjmowania płatności czy przepływu dokumentów. Dobrze zaprojektowane procesy nie muszą być skomplikowane – powinny przede wszystkim odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy.

Kiedy samodzielne zajmowanie się finansami przestaje wystarczać?

Na początku działalności liczba dokumentów jest zazwyczaj stosunkowo niewielka. Przedsiębiorca zna większość swoich klientów, pamięta o wystawionych fakturach i jest w stanie samodzielnie kontrolować podstawowe płatności.

Sytuacja zmienia się wraz ze wzrostem biznesu. Pojawiają się kolejni kontrahenci, pracownicy, inwestycje i koszty. Większa liczba operacji oznacza jednocześnie więcej dokumentów wymagających prawidłowego zakwalifikowania oraz uwzględnienia w rozliczeniach.

W takim momencie księgowość przestaje być jedynie kwestią terminowego przekazania kilku faktur. Staje się jednym z elementów organizacji przedsiębiorstwa.

Dobra księgowość powinna odpowiadać specyfice działalności

Nie każda firma potrzebuje dokładnie takiego samego zakresu obsługi. Inne potrzeby będzie miał jednoosobowy przedsiębiorca świadczący usługi, inne sklep prowadzący sprzedaż stacjonarną i internetową, a jeszcze inne rozwijająca się spółka zatrudniająca pracowników.

Znaczenie mają m.in. forma prawna działalności, sposób opodatkowania, status VAT, liczba dokumentów, zatrudnienie czy zakres transakcji realizowanych z kontrahentami.

Dlatego wybierając biuro księgowe Kraków, warto zwracać uwagę nie tylko na cenę miesięcznej obsługi. Istotny jest również zakres współpracy, doświadczenie w obsłudze określonych form działalności oraz możliwość uzyskania wsparcia w sytuacjach wykraczających poza standardowe księgowanie dokumentów.

W przypadku rozwijających się przedsiębiorstw szczególnie ważna staje się możliwość konsultowania zmian zachodzących w firmie. Decyzja o zatrudnieniu pierwszego pracownika, zmianie formy prowadzenia biznesu czy rozpoczęciu nowych rodzajów transakcji może bowiem wpływać na obowiązki przedsiębiorcy.

Porządek w dokumentach zaczyna się znacznie wcześniej niż w księgowości

Sprawna księgowość zależy również od tego, jak dokumenty są tworzone, przechowywane i przekazywane. Jeżeli faktury znajdują się w kilku skrzynkach e-mail, część paragonów przechowywana jest w formie papierowej, a informacje o płatnościach trzeba każdorazowo wyszukiwać w historii rachunku, miesięczne rozliczenie może stać się niepotrzebnie czasochłonne.

Warto więc ustalić prosty schemat obiegu dokumentów. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie trafiają faktury kosztowe, w jaki sposób dokumentowana jest sprzedaż oraz kiedy komplet dokumentów przekazywany jest do księgowości.

Uporządkowanie tych podstawowych czynności często przynosi większą korzyść niż wdrażanie kolejnych, rozbudowanych systemów informatycznych.

Sprzedaż również jest częścią zaplecza finansowego

Finanse firmy nie zaczynają się w momencie księgowania faktury. Ich źródłem jest sprzedaż, dlatego sposób obsługi transakcji ma bezpośredni wpływ na organizację przedsiębiorstwa.

W sprzedaży stacjonarnej i usługowej szczególnego znaczenia nabiera możliwość przyjmowania płatności bezgotówkowych. Dla dużej części klientów zapłata kartą lub urządzeniem mobilnym jest obecnie podstawową metodą finalizowania zakupu.

Odpowiednio dobrane terminale płatnicze pozwalają przedsiębiorcom obsługiwać takie transakcje bez konieczności ograniczania klientów wyłącznie do płatności gotówką. Ma to znaczenie zarówno w sklepach i lokalach gastronomicznych, jak również w punktach usługowych, gabinetach czy firmach działających mobilnie.

Jak dobrać terminal do rodzaju działalności?

Przed wyborem rozwiązania płatniczego warto przede wszystkim przeanalizować sposób prowadzenia sprzedaży. Sam fakt obsługi płatności kartowych nie oznacza jeszcze, że każde urządzenie będzie równie dobrze odpowiadało potrzebom konkretnego przedsiębiorcy.

W punkcie stacjonarnym istotna może być przede wszystkim wygoda codziennej obsługi i stabilność połączenia. Firma świadcząca usługi u klienta będzie natomiast zwracała większą uwagę na mobilność urządzenia oraz możliwość korzystania z niego poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Znaczenie może mieć również liczba realizowanych transakcji, sposób komunikacji terminala, warunki rozliczeń czy możliwość współpracy urządzenia z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w firmie.

Z tego względu decyzję warto podejmować na podstawie rzeczywistego modelu sprzedaży, a nie wyłącznie wyglądu urządzenia czy pojedynczego parametru technicznego.

Czy płatność kartą i kasa fiskalna to to samo?

To zagadnienie może powodować nieporozumienia, szczególnie u osób rozpoczynających działalność. Terminal płatniczy służy do realizacji płatności bezgotówkowej, natomiast kasa fiskalna jest urządzeniem związanym z ewidencjonowaniem sprzedaży w przypadkach określonych przepisami.

Samo przyjmowanie płatności kartą nie oznacza więc, że terminal zastępuje kasę fiskalną. To dwa rozwiązania pełniące odmienne funkcje.

Przedsiębiorca powinien oddzielnie ustalić swoje obowiązki dotyczące ewidencjonowania sprzedaży oraz sposób, w jaki chce umożliwiać klientom regulowanie należności.

Rachunek bankowy, sprzedaż i księgowość powinny tworzyć spójny proces

Im więcej transakcji realizuje przedsiębiorstwo, tym większego znaczenia nabiera możliwość szybkiego ustalenia, czego dotyczy konkretna płatność.

W dobrze zorganizowanej firmie droga od sprzedaży do jej późniejszego rozliczenia powinna być możliwie prosta. Dokument sprzedaży, informacja o dokonanej płatności oraz dane potrzebne księgowości powinny pozwalać na jednoznaczne odtworzenie transakcji.

Jest to szczególnie istotne przy większej skali działalności. Kilkanaście operacji można jeszcze zweryfikować ręcznie. Przy setkach transakcji miesięcznie każda niepotrzebna czynność wykonywana przy pojedynczym dokumencie zaczyna generować znaczące obciążenie organizacyjne.

Automatyzacja pomaga, ale nie zastępuje dobrze zaprojektowanego procesu

Nowoczesne narzędzia mogą znacząco ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności. Elektroniczne dokumenty, bankowość internetowa, systemy sprzedażowe czy rozwiązania umożliwiające cyfrowe przekazywanie danych usprawniają codzienną pracę przedsiębiorcy.

Automatyzacja nie powinna jednak polegać na wdrażaniu możliwie największej liczby programów.

Najpierw warto ustalić, w jaki sposób ma przebiegać konkretny proces, a dopiero później dobrać technologię, która go uprości. W przeciwnym przypadku przedsiębiorca może korzystać z kilku systemów, pomiędzy którymi nadal będzie ręcznie przenosił te same informacje.

Rozwijająca się firma potrzebuje procedur, które można skalować

Rozwiązanie wystarczające przy kilkunastu klientach miesięcznie może przestać działać przy kilkuset. Dlatego podczas organizowania zaplecza firmy warto brać pod uwagę nie tylko jej obecną sytuację, ale również przewidywany rozwój.

Dotyczy to zarówno księgowości, sposobu wystawiania dokumentów, jak i obsługi płatności.

Nie oznacza to konieczności inwestowania od początku w najbardziej rozbudowane rozwiązania. Ważniejsze jest stworzenie procesów, które można stopniowo rozwijać bez konieczności całkowitego przebudowywania sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Sprawne zaplecze jest niewidoczne – dopóki działa

Klient zazwyczaj nie zastanawia się nad tym, w jaki sposób firma prowadzi księgowość, przekazuje dokumenty czy rozlicza poszczególne transakcje. Zauważa natomiast sytuacje, w których te procesy przestają działać.

Problemy z płatnością, błędnie wystawiony dokument czy długie oczekiwanie na jego korektę mogą wpływać na ocenę całej firmy.

Dlatego organizację finansowego zaplecza warto traktować jako część jakości obsługi. Profesjonalna księgowość, uporządkowany obieg dokumentów i wygodne metody płatności tworzą fundament, który pozwala przedsiębiorcy obsługiwać większą liczbę klientów bez proporcjonalnego zwiększania liczby codziennych problemów.

Dobrze zorganizowane procesy nie są najbardziej widoczną częścią biznesu. Bardzo często to właśnie one decydują jednak o tym, czy firma może rozwijać się w sposób uporządkowany i bezpieczny.